tiistai 7. toukokuuta 2013

Tee se itse-maratontapahtuma

Simppeli resepti maratontapahtuman luomiseen 500-1000 hengelle.

  • Keksi ajankohta - ei päällekkäisiä tapahtumia, varsinkaan juoksu-sellaisia, ei juhlapyhiä, eikä koulujen päättäjäisiä, ei mm-finaaleja, eikä huonia keliä
  • Keksi reitti - vähän tienylityksiä, vähän risteyksiä, vähän liikennevaloja, vähän mutkia, sulana keväällä, ei kovin tuulinen, ei kalteva, yleisön seurattava, tasainen, nopea, kaunis, oikean mittainen
  • Keksi nimi - yksinkertainen, jopa tylsä. Kunhan kuvaa missä ja mitä.
  • Keksi matkat ja sarjat - sopivasti, myös lapsille, ei liikaa sarjoja, ei liian vähän.
  • Keksi aikataulu - kaikki yhtäaikaa vai matkat eri aikoihin, miten ei tule törmäyksiä.
  • Keksi hinta - kattaa kulut, ei liian kallis, ei liian halpa, tee maksuportaat, mitä enemmän saat aikaisin ihmisiä kiinnitettyä, sen varmemmin tapahtumasi onnistuu

Keksimisen jälkeen aletaan hakemaan.
  • Hae tapahtumalupa - poliisilta, kerro kaikki mahdollinen ja yleensä mahdoton, tärkeimpänä järjestysmiehet.
  • Hae teidenkäyttölupa - kaupungilta, selitä risteykset, selitä liikennemäärät, selitä kuormitus käytöstä, valtatiet ELY-keskuksilta
  • Hae tilojenkäyttölupa - tienvarsimainontaan, tapahtumalle, mahdollisesti parkkeeraamiselle

Sitten ruvetaan luomaan.
  • Luo nettisivut - informatiiviset, selkeät, helposti löydettävät, kerro kaikki mahdollinen alkaen siitä, mitä linkkiä pitää painaa
  • Luo ilmoittautumisjärjestelmä - ota omia sähköpostiviestejä tai hommaa sähköinen systeemi, pidä kirjaa maksaneista.
  • Luo mainosmateriaali - lehtimainokset, tienvarsimainokset, flyerit, julisteet

Tässä vaiheessa alamme hankkimaan.
  • Hanki toimitsijat - osaavia, ennenkin juoksutapahtumia tehneitä, juoksusta tietäviä, itseohjautuvia.
  • Hanki palkinnot - osallistumismitalit, mahdolliset pokaalit, arvontapalkinnot ja tuotepalkinnot
  • Hanki kilpailunumerot - oikea määrä, oikea koko, riittävästi, hyvää materiaalia
  • Hanki tuotepussin sisältö - ilmaiseksi, maksaen, tukusta, ei liikaa, ei liian vähän, jotain mikä käy kaupaksi juoksun jälkeen
  • Hanki tulospalvelu - chipit tai muu systeemi, hommaa majoitus, sovi ajat milloin tullaan ja mitä jaetaan
  • Hanki ensiapu - osaavia henkilöitä, riittävällä varustuksella ja tarpeeksi
  • Hanki äänentoisto - kisakeskuksen oma tai ulkopuolelta hankittu. Testaa se.
  • Hanki liikenteenohjaus - omasta väestä tai ulkopuolelta
  • Hanki järjestysmiehet - omasta takaa vai ulkopuolelta, kouluttaako itse, vai maksaa korvausta
  • Hanki urheilujuoma - Yritä yhteistyösopimusta tai osta ja sekoittele itse.

Välillä kannattaa myös tarkistaa.
  • Tarkista reitti - onko remontteja tulossa tai tullut, onko jossain rakennustyömaa
  • Tarkista tilavuokrat - onko jokin tapahtuma "jyrännyt" teidän varauksen, toimiiko kaikki
  • Tarkista äänentoisto - vaikka se toimi viimeksi, se todennäköisesti ei toimi enää
  • Tarkista ilmoittautuneet - ovatko maksaneet, paljonko on tulossa, riittääkö tuotepussin sisältö, riittääkö mukit.
  • Tarkista toimitsijoiden määrä - onko joka paikalle, onko varamiehiä?
  • Tarkista palkinnot - oikea määrä, kaikille sarjoille, ehjiä?

Viime hetket ennen tapahtumaa.
  • Jos ehdit mene ajoissa nukkumaan. Viimeisinä päivinä et ehdi.
  • Varaa pakettiauto tavaroiden kuljetuksiin.
  • Varmista toimitsijat. Milloin tulevat ja mitä tekevät. Kuka vastaa heidän tekemisistään.
  • Tee tukkutilaus. Paljonko meni viime vuonna, paljonko nyt menee?
  • Varmista tulospalvelun saapuminen.
  • Tee osallistujainfo. Mitä, milloin, miksi?
  • Pussita tuotepussit. Laita chipit ja ohjeet kirjeisiin.
  • Tee numerointi ja ilmoita tulospalvelulle.
  • Tee radanmerkkaus kalkilla ja merkkausnauhalla.
  • Siisti kilpailukeskus ja tee siitä selkeä.
  • Mieti miten ihmismassat kulkevat ja suunnittele kulkureitit järkevästi. Ei ihmisiä juoksureitille.
  • Suunnittele palkintojenjako ja aikatauluta se.
  • Vie tavarat kisakeskukseen. 
  • Osta sivuleikkureita chippien poistoon.
  • Laita ihan helvetisti vaatetta. Aina toimitsemishommissa on kylmä. Kesälläkin.
  • Hommaa riittävästi toimitsijoita myös purkuun.

Tapahtuman aikana.
  • Yritä hoitaa kaikki, mutta yksi asia kerrallaan.
  • Asiakkaat ovat joskus hankalia. Ole ystävällinen, vaikka et ehtisikään heidän asiaansa hoitamaan.
  • Jos et itse tiedä, ohjaa eteenpäin.
  • Jos et itse ehdi, varmista että joku tekee. 
  • Muista juoda ja syödä.
  • Käy kiertämässä eri pisteitä, että näet homman toimivan. Joku saattaa myös etsiä sinua.

Tapahtuman jälkeen.
  • Pura alue.
  • Siivoa. 
  • Ota kaikki mukaan.
  • Kirjaa ylös paljonko mitäkin tarviketta meni tänä vuonna.
  • Kerratkaa järjestelytoimikunnalla mikä meni hyvin, mikä huonosti, minkä voisi tehdä paremmin.
  • Kerää palaute. Vastaa siihen. Selitä, miksi joku tökki.
  • Kiitä toimitsijoita.
Tässä olisi pintapuolinen raapaisu, siihen mitä maratontapahtuma vaatii. Näihin kun alkaa laittelemaan tuntimääriä perään, niin muodostuu melkoinen rupeama. Tästäkin varmaan jotain puuttuu vaikka tämä on vain pääsihteerin näkemys ja toimintalista.

Jotain ihan muuta...

SM-maastot lähenee ja kunto alkaa olla pohjiin nähden aika tapissa. Tänään alle 3.20-vauhti tuntui ihan siedettävältä. Ei helpolta, mutta toteutettavalta. Kunhan ei viimeiseksi jää. Nelkulla siis. Loppuun aika möyhivä bluesrenkutus.